La procédure suivante décrit les étapes requises pour compléter le processus d'examen de portefeuille 2026.

Étape 1 : Examiner les critères d'admissibilité et les modalités et conditions

1.1 Examiner les critères d'admissibilité applicables ainsi que les Modalités et Conditions de l'examen de portefeuille afin de confirmer l'admissibilité à la participation.

Étape 2 : Déterminer la portée de la participation

2.1 Les demandeurs sont tenus de soumettre une documentation d'appui complète pour les huit (8) Pratiques de base obligatoires (selon ce qui s'applique au bâtiment).

2.2 Déterminer si des questions supplémentaires figurant sur la liste des Questions admissibles seront abordées au-delà des Pratiques de base obligatoires.

Étape 3 : Examiner et harmoniser la documentation

3.1 Se référer au Guide de terrain durable officiel de BOMA BEST.

3.2 S'assurer que toutes les exigences relatives aux Pratiques de base et à toute question supplémentaire sélectionnée sont pleinement prises en compte dans les politiques, plans et procédures applicables.

Étape 4 : Compléter l'inscription

4.1 S'inscrire à l'examen de portefeuille avant le 1er mai 2026.

4.2 Soumettre les Modalités et Conditions signées dans le cadre du processus d'inscription.

4.3 Après la soumission, l'Équipe technique de BOMA BEST procédera à un examen et rendra une décision dans un délai de cinq (5) jours ouvrables. Veuillez ne pas poursuivre avant d'avoir reçu une réponse.

4.4 Si la demande est approuvée, BOMA Canada émettra une facture. Une fois celle-ci reçue, passer à l'Étape 5.

Étape 5 : Soumettre la documentation d'appui

5.1 Dans les cinq (5) jours ouvrables suivant l'approbation de l'Équipe technique de BOMA BEST, soumettre toute la documentation requise.

5.2 La documentation doit être transmise via une plateforme partagée sécurisée (p. ex., SharePoint, Dropbox) ou un service de transfert de fichiers sécurisé (p. ex., WeTransfer).

5.3 La documentation doit être envoyée à : support@bomabest.org

Étape 6 : Attendre le premier examen

6.1 Le processus d'examen débutera dès réception du paiement.

6.2 Le premier examen sera complété au plus tard le 26 juin 2026.

6.3 Les demandeurs sont priés de ne pas effectuer de suivi concernant l'état de l'examen avant le 26 juin 2026.

6.4 Toute demande de suivi soumise avant le 26 juin 2026 ne recevra pas de réponse.

Étape 7 : Répondre aux commentaires de l'examen

7.1 À la réception du premier examen, les demandeurs doivent répondre aux :

• Commentaires
• Demandes d'informations supplémentaires
• Éléments en suspens

7.2 Les demandeurs disposent de vingt-cinq (25) jours ouvrables pour répondre.

7.3 Le délai de 25 jours ouvrables commence à la date à laquelle le premier examen est retourné au demandeur.

Étape 8 : Recevoir le rapport d'évaluation de portefeuille

8.1 À l'issue de l'examen de portefeuille, les demandeurs recevront un Rapport d'évaluation de portefeuille.

8.2 Le rapport précisera :

• Quelles questions sont complètes
• Quelles questions nécessitent des informations spécifiques au bâtiment à des fins de vérification

8.3 Les vérificateurs assignés aux soumissions de bâtiments auront également accès à ce rapport afin d'assurer la cohérence avec les décisions prises par l'Équipe technique de BOMA BEST.

Étape 9 : Soumettre les bâtiments pour vérification

9.1 Après avoir reçu le Rapport d'évaluation de portefeuille, les demandeurs peuvent commencer à soumettre des bâtiments pour vérification.

9.2 Toutes les soumissions de bâtiments doivent faire référence au Rapport d'évaluation de portefeuille.

9.3 Les demandeurs doivent fournir la documentation telle que spécifiée dans le rapport pour chaque soumission de bâtiment.

Étape 10 : Accès à la vérification et contrôle des documents

10.1 Les vérificateurs auront accès aux éléments suivants :

• Le Rapport d'évaluation de portefeuille
• La documentation pertinente de l'entreprise

10.2 L'accès sera limité à la durée de l'assignation du vérificateur à la soumission.

10.3 À l'issue de la vérification du bâtiment, l'accès à tous les documents connexes sera révoqué.